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公司之间往来函的格式

zxc2022-04-28企业英语61

公司之间的往来函可采用商务信函中最通用的格式—齐头式。其主要特征就是每行均从左边顶格写,常常采用开放式的标点方式,即除了信文部分,其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。
中英文往来函格式是不同的。
一,中文信函
如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:

①向收信人问候;

②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等;

③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法。

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
(4)署名

署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。
二,英文信函

同国外进行经商的业务往来信函,常用英文书写,按英文信函的习惯用法,由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。

(1)信头

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

(2)日期

日期通常打印在信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。为了避免误解,日期、年份用数字表示,月份则用英文表示,第一个字母要大写,也可用缩写。
(3)收信人的名称及地址

与信封上的收信人名称和地址相同,通常打印在信纸的左侧,低于日期位置2—4行,也可在签字位置下2—4行。

书写收信单位名称时,应特别尊重对方的习惯,不能随意增删公司名称前的冠词The,也不能随意改用繁写及缩写,如Company与Co.之间不能互换,否则会被认为是不礼貌的行为。
(4)称谓
在英文信函中,相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓,常用Dear sirs”;称呼企业,公司的妇女组织常用Madams,Ladies;无具体收信人姓名用Dear Sir称呼收信者。

(5)正文

正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中,信文从称谓下两行起书写,行间相距一行,段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐,但尽量要考虑到整齐美观。

(6)结尾

英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。若收信者为公司,谦称则常用:Yours Truly,Truly Yours,Yours faithfully等;若收信者为个人,则常用:Yours sincerely,Sincerely yours等。需要注意的是,结尾的谦称后必须加逗号。

(7)签署

签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打印。



扩展资料:

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函,即信函,或称书信。单位公函,即处理公务所用的书信。单位公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。
单位公函的使用范围很广,平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函,上下级机关之间联系、询问、答复工作时,也可以使用公函。
公函的使用范围很广,平行机关或者不相隶属机关间联系工作是可以使用公函,上下级之间的联系、询问、答复工作时,也可以使用公函。
函通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。便函与函虽只有一字之别,但它不是公文文种,而是与“文件格式”相区别的一种文件形式。
信是传达信息的一种方式。格式分为经典格式与现代格式,其中现代格式是由信息传递方式的转变而衍生出的新文体,主要特点为以说理为目地,无传统格式,似散文。
参考资料:搜狗百科——商业信函